Как организовать офисный переезд?

В некоторых случаях приходится быстро решать вопрос собственного переезда в новую квартиру.  Необходимость перевозки мебели занимает большое количество времени. Квартирный вопрос часто просто отходит на второй план перед более глобальным переселением.

Проблема стократно обостряется при желании переместить филиал компании или всю организацию в другое место. Потеря клиентов – главная угроза после выгрузки на новой территории. Об этом нужно заранее позаботиться менеджерам организации.

Как организовать офисный переезд

Основные этапы подготовки офиса к переезду

организация офисного переезда

Одним днем подготовка к сложному переезду не ограничивается. Чаще всего работа начинается при поиске более выгодной для фирмы аренды помещений. Не секрет, что плата за временное размещение филиала на чужой территории дорого стоит. Первичные затраты затем не окупаются, и развитие бизнеса находится под угрозой.

Упаковка, погрузка и транспортировка – важные этапы процесса переселения организации на новое место. Заранее обдумывают план дальнейших действий, чтобы имущество и техника не пострадали.  Самостоятельно обойтись силами рабочих из личного штата реально при соблюдении четких правил. Не зря важную дислокацию в другой офис сравнивают с последствиями пожара и стихийного бедствия. 

Действия руководителя и менеджеров, когда переезжать на другую территорию нужно срочно:

  • Оповещение работников о мероприятии. Без их помощи сложно перевозить ценные вещи в виде оргтехники. Вполне достаточно после утверждения документа ограничиться общим организационным собранием для сотрудников. Клиентов также извещают о смене адреса предприятия.
  • Анализ состояния выбранной зоны. Переезжать правильно необходимо при предварительной подготовке помещений для рабочего персонала. Задача руководителя и заместителей – оценить условия для комфортного размещения отделов фирмы.
  • Составление списков. Каждый этап описи четко фиксируют главные специалисты компании. Перед приобретением упаковки важно оценить размеры и уязвимость оборудования. 
  • Подбор грузчиков. Услугу заказывают в транспортной компании или обходятся собственным персоналом. Потеря времени при поиске часто становится причиной отказа в аренде. Лучше выбрать оптимальный заказ из нескольких вариантов. Большой бизнес срывов сроков не прощает. В Москве компаний по перевозке более чем достаточно. В других регионах также конкуренция провоцирует появление недобросовестных исполнителей по заниженной цене.
  • Обустройство после смены старого адреса. Не помешает сделать финальную проверку перед подключением коммуникаций. Выполнять ее должны приглашенные профессионалы или свои специалисты с опытом работы. 

Как выбрать упаковку для офисного переезда?

упаковка для офисного переезда

Во многих случаях, пожалуй, хватит обычных коробок из картона. Рассказывать о них долго не имеет смысла. Часто достаточно их сменить на упаковку, в которой продукция была при продаже. Отличаться от профессиональной коробки она не будет.

Маленький вопрос провоцирует множество трудностей. После разборки мебели всю канцелярскую принадлежность пакуют в целлофан и скотчем закрепляют на фанере. Небольшие пакетики также пригодятся для перевозки фурнитуры к офисной мебели. 

Компьютерную технику следуют защитить блоками из пенопласта. Идеально ровную поверхность трассы никто не способен гарантировать. При любом выемке на дороге сверхчувствительная техника пострадает в однозначном порядке. 

Как не растерять ценные документы во время перевозки офиса?

В случае наличия у фирмы важной документации хорошо бы ее по максимуму обезопасить. Недопустимо перемещать ее вместе с канцелярскими принадлежностями. Вероятен риск протекания шариковых ручек и порче отчетов бухгалтерии.

Приходится проводить дополнительные меры безопасности при хранении особого груза. Документацию помещают в полиэтилен или специальные папки. В коробке с ней не находятся посторонние предметы по всем правилам транспортировки документов. Не стоит надеяться на электронную версию. Всегда на первом месте стоит требование по мокрой печати в любом документе. Ее восстановление займет время, которого после транспортировки нет.

Советы по организации переезда из офиса в офис

Детально рассмотреть и грамотно подготовить переезд по дням и принятым правилам поможет пошаговая инструкция:

  • Первый этап. Оборудование должно находиться в фазе отключения при необходимости остановки подачи электроэнергии. Далее придется справляться с упаковкой и маркировкой оборудования. Погрузку/разгрузку мебели и техники хорошо бы ограничить коротким сроком.
  • Второй день. Пришло время собирать мебель после разборки ее корпуса. Затем придется заниматься непростой расстановкой компьютерной техники. В этом плане существует много нюансов, которые приходится учитывать.  
  • Третий день. Его будет занимать расположение мебели общего пользования. Персонал начинает подготавливаться к общему оформлению офиса и помогать в обустройстве технических помещений.

Не должно возникать проблем и по следующим пунктам, которые часто провоцируют:

  • Недостаточная информированность. Обязанность секретаря крупной компании – известить каждого заинтересованного человека о происходящих переменах. Поможет электронная рассылка при ее минимальном сроке доставки информации адресату. 
  • Отсутствие действительных контактных сведений. Привычный номер (email) наиболее удобен клиентам, который не готовы проходить новый этап авторизации. Он будет являться гарантом постоянной связи с менеджерами организации. 
  • Отказ от наружной рекламы и указателей. Стоить они будут недорого при риске проблем при их отсутствии. На первых порах достаточно знаком на тротуаре известить направление, куда проходить клиентам.
  • Недостаток внимания к социальным медиа. Информация о смене адреса компании разносится сразу при помощи размещения фото в реальном режиме. Найдется большое количество желающих внести свои корректировки в план переезда. Интерес подогрет – цель достигнута.
  • Упущение по изменениям в профиле. Официальная контактная информация регулярно обновляется специалистами. Не помешает создать дополнительную страницу на официальном сайте. Ее главное направление – озвучивание всех этапов переезда на другой объект. 
  • Отказ от особых уловок. День смены месторасположения совпал с выходными, и сотрудники настроились на отдых вне офиса. Сложность ситуации легко разрешить особой мотивацией. Существует два варианта решения проблемы: вечеринка для энтузиастов и отгулы. 

Переезд офиса сразу на новое место – целое событие и дело первостепенной важности. Главное следовать перечисленным советам и правильно составлять план переезда. Нужно грамотно упаковывать имущество, находить средства перевозки, чтобы начинать работу на полную силу. 

Требовать соблюдения этих правил от непрофессионалов не имеет смысла. Целесообразнее оформить услугу под ключ у проверенных исполнителей. Мебельно-компьютерный хаос не нужен никому при стремлении быстро войти в привычный график работы. Любой срочный переезд – стрессовая ситуация, которую легко избежать за один день при обращении к профессионалам.

Заполните онлайн-форму и мы вам перезвоним.

icon-person
icon-tel

Заполните онлайн-форму

и мы вам перезвоним.

Спасибо за сообщение!
Мы свяжемся с Вами в ближайшее время.